Ordine! Siamo nel caos...

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il-caos-05-1000Questo post è dedicato a tutti gli ordinati di mente, a coloro che riescono a lasciare la loro postazione di lavoro senza alcun foglio sulla loro scrivania, a coloro che terminano la giornata di lavoro portando a termine tutti gli obiettivi…. Beati voi! :-D

Lo so, tu che stai leggendo non sai di cosa sto parlando e sinceramente non lo so nemmeno io.

Però ho conosciuto alcune persone che lasciavano l’ufficio più in ordine di quanto lo avessero trovato e sinceramente ho sempre pensato che lavorassero la metà di quanto lavorassi io…. ed in alcuni casi era proprio così!

Poi nella mia carriera ho notato che c’erano persone in grado di mettere ordine dove c’era il caos. Anche io lo facevo, ma ero molto meno efficace.

Così ho passato tempo ad osservare una persona in particolare, il mio Direttore Generale quando ero Responsabile del Training in Malesci.

Lui aveva una capacità unica di mettere ordine nel caos, era impressionate, sembrava sapesse sempre da dove iniziare.

Io lavoravo con lui, era il mio capo, cosa insolita perché di solito la formazione risponde al direttore HR, ma per me lavorare con lui era un bene, ho imparato tantissimo.

Un giorno approdai nel suo ufficio, era un momento di gran caos in azienda e nel suo ufficio.

Aveva bisogno di una mano per una faccenda, ed una mia opinione, infatti noi due discutevamo spesso e ci confrontavamo su molte sue scelte, mi diceva che gli davo sempre un sacco di belle idee, in realtà facevo solo le giuste domande ;-)

La scena è più o meno questa:

Arrivo fuori al suo ufficio con il mio passo più rilassato che mai, la sua segretaria (un mastino napoletano incredibile) mi guarda e mi dice: “Antonio in bocca al lupo! Oggi un diavolo per capello!! AHAHAHA!”

La guardo, sorrido (sorriso di rappresentanza…), mi giro verso il boss, la porta di vetro non era insonorizzata e lui aveva sentito tutto, mi guarda con il suo sguardo della serie “mi do un tono perché qui comando io!”, fa un cenno con la mano, stile contadino toscano (molto simpatico ai miei occhi!).

Entro, sorrido (preoccupato..) ed esclamo: “Mi devi fare il culo per qualcosa?” (NB: fare il culo in toscano significa richiamare!!!)

“No!” risponde..

“Allora ben trovato…” Mi siedo

“C’è qualcosa per cui dovrei farti il culo?” Chiede.

Lo guardo e con la mimica facciale ed alzando le spalle, dico: “boh”, poi sorrido furbamente.

“Il solito napoletano…!” Sa che queste parole mi fanno incazzare, ma non cedo!

“Come posso servirla dotto’?” So che queste parole lo irritano… e poi quando gli do del lei…

E così inizia un altro pomeriggio di lavoro, discussione e chiarimenti con una delle menti più brillanti che io abbia mai incontrato nella mia carriera.

Chi sapeva che quel giorno avrei imparato a mettere ordine la dove regna la confusione.

Mi mostra una lista scritta dalla segretaria con una serie di urgenze, una e-mail indiavolata di un suo “collega” competitor,  un insieme indistricabile di problemi legati al lancio di un nuovo farmaco vincolato ad un insieme caotico di mail, leggi, discussioni in atto ed un piano marketing che gli sembrava una barzelletta, infine un pacco di 200 pratiche dell’ufficio Marketing (ovviamente urgenti) da “revisionare”.

Così gli chiedo cosa pensa di fare, incuriosito da come avrebbe fatto a “smazzare” tutta quella roba.

E qui inizia la lezione!

“Inizio da dove mi sembra più giusto… a sensazione!”

“Cosa?” Sgrano gli occhi!

“Eh si, la confusione è movimento casuale, così rimane fin quando non si decide di bloccare qualcosa ed arrestare il caos iniziando da un punto!”

Ed io che passavo ore ad “analizzare” ed interrogarmi da dove iniziare, chiedendomi quale fosse il punto giusto, quale fosse l’effetto di un’azione piuttosto che un'altra…

Insomma il capo mi guarda, comprendendo il mio smarrimento e mi dice: “Antonio, quando regna la confusione l’unica cosa da non fare è rimanere lì a guardare confusi! Tanto la confusione è determinata da troppi fattori, tutti connessi tra di loro che si muovono senza senso. Basta fermarne uno e creare un punto di riferimento, poi la matassa si riordinerà. Se cerchi di capire da dove inizia la matassa, quella continua ad incasinarsi!”

Bocca aperta!

Tutte le lezioni sul time management ed il problem solving sistemico, la teoria dell’elemento critico, le procedure di selezione delle cose urgenti, prioritarie, importanti, tutto ciò (che bada bene non avevano mai funzionato…) buttato inesorabilmente al vento in 2 minuti.

Bocca aperta!

“La smetti di guardarmi così?!”

Avrò avuto la faccia da ebete in quel momento.

Strizzo gli occhi per mettere a fuoco. “Per favore spiegami meglio sono curioso!”

“Tu hai presente quando sei a caccia e ti si alza uno stormo di uccelli avanti agli occhi?” (Lui è un cacciatore)

“No! io faccio schifo anche ai video game con le pistole … Me lo fai un esempio meno macrabo?” Anche perché altrimenti avrebbe iniziato a raccontarmi di una delle sue epiche avventure…

“Hai presente quando devi fare 10 cose in contemporanea e tutte sono urgenti?”

Annuisco.

“Allora di fronte a tutta quella roba, provi confusione, la confusione è mancanza di presenza mentale dovuta al fatto che non sai da dove iniziare… Il segreto è che non c’è bisogno di saperlo! Scegli una cosa e falla, inizia da lì!

Quando avrai messo a posto quella cosa, ti farà da punto di riferimento per mettere a posto tutto il resto. Io inizio sempre dalla cosa che capisco meglio, se c’è confusione intorno a me inizio dal problema che mi  sembra più urgente o che meglio so risolvere!”

“E come fai a decidere che quello è il più urgente?” chiedo.

Lui ride: “Intanto dipende da chi c’è dietro al problema, se è il capo, è urgentissimo!!!”

Sorrido, ma continuo a rimanere concentrato perché questa teoria mi interessa…

“Poi vai un po’ a sensazione, tanto che importa, se stai lì a chiederti cosa è più o meno urgente perdi tempo, se invece agisci… Inizi a risolvere il primo punto!”

“Sinceramente a me sembra una teoria del contadino!” E’ solo un pensiero, non l’avrei mai pronunciato ad alta voce, ma lui sembra aver capito cosa ho pensato. (NB: Mio nonno era un contadino…)

“Oh Antonio, t’immagini a passare il tempo a fare i diagrammi di flusso sulle urgenze e le priorità con il fiato sul collo del capo o il mastino là fuori che mi entra ogni minuto in ufficio perché in presidenza voglio un documento?”

“Eh si, deve essere un casino!” Rispondo

“La verità è che se mai inizi, mai metti ordine. E’ come un puzzle, da dove inizi? Dal primo pezzo che ti sembra avere un senso, no?

Poi a mano a mano che vai avanti l’immagine diventa chiara ed hai altri punti di riferimento! Semplice!”

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Mmmmmh!

Questa del puzzle mi è piaciuta di più. Rifletto.

“A proposito di confusione, parliamo un attimo di …”

La giornata continua in quell’ufficio, fino a quando tutti vanno via e poi la sera gelida ci ricorda che bisogna tornare a casa.

A me quelle chiacchierate con lui piacevano molto, alle volte mi sembravano perdite di tempo, alle volte iniziavano male e finivano peggio, però ho sempre imparato molto e alle volte non ho dato credito alle cose che sentivo.

Però questo è l’unico metodo che oggi utilizzo per mettere a posto la confusione, inizio da un punto qualsiasi e lo faccio diventare il punto di riferimento del puzzle, poi a mano a mano che le cose diventano chiare…

Anche qui sembra esserci una sola cosa importante, agire!

Antonio

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