IMPARA A DELEGARE

Oggi parliamo di un argomento strettamente connesso alla leadership, ossia la capacità di delegare.

La delega è semplicemente una competenza che si acquisisce con il tempo ed il lavoro. E’ una competenza che per essere un buon Leader, devi assolutamente imparare.

Il processo di delega è piuttosto complesso. Delegare non vuol dire fidarsi ciecamente di ciò che fanno i tuoi collaboratori, ma significa affidare compiti operativi a persone capaci di mettere in pratica le procedure da te create.

Innanzitutto la scelta dei collaboratori cui delegare deve essere oculata. Perché questo processo possa permetterti di staccarti da certi compiti, devi cercare persone capaci di crescere gradualmente sotto la tua direzione.

L’obbiettivo è di arrivare a creare un sistema che renda autonomo quello che da ora chiameremo il tuo RIPORTO (delegato), circa un determinato compito. Il tuo compito, a processo ultimato sarà controllare a campione il suo operato per verificare che la qualità dei contenuti rimanga invariata nel tempo.

Ciò che andremo a delegare non saranno ovviamente compiti particolarmente sensibili o dai quali dipendono le sorti dell’azienda, ma compiti più strettamente operativi, come il cruscotto delle vendite settimanali, gli ordini per la produzione, i rimborsi spesa, l’attività statistica, tutta l’attività burocratica.

Andiamo a delegare tutta la parte operativa e non strategica ai nostri collaboratori, perché da imprenditore non puoi sprecare il tuo tempo in attività che non hanno un impatto concreto sul tuo Business. Tutto quello che è routine, che può essere delegato a terzi, va delegato.

Per attività che hanno un impatto concreto sul Business intendo quelle che ti permettono realmente ad ottenere risultati. Parlo per esempio di lavorare al PIANO ECONOMICO, al business plan, alla formazione del proprio team.

Poiché la prosperità non è soltanto economica, per ottime cose da fare in alternativa a quelle prettamente operative, intendo anche dedicare del tempo alla propria famiglia, all’attività fisica.

Creare le slide per un corso, le pratiche pe il rimborso

Per spiegarti meglio cosa intendo voglio farti qualche esempio.

Sabato scorso ho sentito il mio collaboratore che si occupa di tutto quello che riguarda l’attività sui social network e buona parte della mia attività online.

E’ stata una telefonata di piacere, poiché era un mese che non ci sentivamo al telefono.

Ebbene dopo aver parlato delle attività in corso, mi dice: ma ti rendi conto che è un mese che non ci sentiamo? Possibile che in tutto questo tempo non abbiamo avuto la necessità per sentirci? Possibile che non hai avuto appunti/raccomandazioni da farmi?

La mia risposta, compiaciuta, è stata: si me ne rendo conto ed è un bene, perché per me sarebbe un problema se dovessimo sentirci tutte le settimane.

Guido è una persona con cui collaboro da pochi mesi ed ha raggiunto un ottimo livello di autonomia produttiva in soli tre mesi. Per me un ottimo risultato raggiunto, che auguro ad ognuno di voi di riuscire a raggiungere più e più volte.

Perché riuscire ad avere nel proprio team persone autonomamente produttive in così poco tempo è davvero importante.

Ovviamente Guido non è l’unico mio collaboratore bravo in tal senso. Ho diversi coach che mi capita di non sentire per settimane.

Voglio farti ancora un esempio.

Durante la mia esperienza nell’azienda Malesci, facevo un’attività di formazione e coaching veramente smisurata. Era un’attività importante e non delegabile, perché permetteva ai commerciali di ottenere ottimi risultati, quindi era un’attività critica per l’azienda.

Un giorno, durante una riunione aziendale, ricordo di essermi fatto un po’ di nemici perché mentre gli altri dicevano di non dedicare molto tempo a compiti meno importanti, io affermavo di delegarli.

Non avevo nessuna intenzione di imparare a fare tutti compiti burocratici che la mia segretaria e i miei collaboratori riuscivano a fare molto meglio di me e molto più velocemente.

Scrivere relazioni, piuttosto che altri compiti meno rilevanti, erano attività che delegavo.

Passavo qualche giorno al mese a firmare tutta la documentazione, a verificarla velocemente facendo dei controlli a campione.

Ovviamente prima di ottenere questo livello di delega, ho controllato più volte e aggiustato il tiro nel tempo (dove andava fatto).

Il fatto che tu sia il responsabile di alcuni compiti specifici, non vuol dire che dovrai essere tu a svolgere tutte le attività operative connesse, ma puoi DELEGARE.

Quindi voglio regalarti una procedura che ti aiuti a delegare:

1.     Scrivi tutte le attività più operative che svolgi nel dettaglio in azienda;

2.     Identifica i riporti a cui “passare” queste attività;

3.     Scrivi una procedura per ogni attività che intendi delegare. Deve essere una procedura dettagliata nei minimi particolari, step by step, che possa essere facilmente compresa. Deve essere semplice e completa perché devi poterla passare ad un’altra persona qualora la prima abbia un problema e non possa occuparsene.

Nel caso della mia attività online per esempio la procedura era:

·        Passo 1: Scarica i video;

·        Passo 2: Segna i punti fondamentali;

·        Passo 3: Fai uno schema;

·        Passo 4: Estrai dei post da mettere sui social network;

·        Passo 5: Estrai lo script, fanne dei post sul blog, su linkedin;

·        Passo 6: Mandi una mail.

Ecco riassunto brevemente tutto quello che ho scritto per Guido riguardo l’attività online.

4.     Fagli leggere la procedura ed assicurati che l’abbia capita;

5.     Fagliela mettere in atto;

6.     Crea il contesto in cui la persona delegata, sia autorizzata a sbagliare. Nel mio team i collaboratori sono autorizzati a sbagliare, piuttosto che a non fare. Questo perché ci saranno momenti in cui non ci sarà la possibilità di sentirsi per chiarire ogni dettaglio. Ciò nonostante il lavoro deve andare avanti.
Nell’attività online inizialmente c’erano degli errori nelle mail, che ho prontamente segnalato al mio riporto.

 La cosa fantastica se riesci a trovare le persone giuste ed a creare un clima nel quale si è autorizzati a sbagliare, le persone non si concentrano sul “non sbagliare”, ma sul “fare bene”. Inoltre, persone anche se richiamate, si correggono immediatamente, perché le persone inserite in questo contesto, hanno voglia di fare bene e ci tengono al fatto che la tua reputazione su di loro sia massima.

7.     Controllare l’operato del riporto. Nella fase iniziale fallo spesso, successivamente puoi ridurre la frequenza fino a farlo una tantum;

8.     Correggi le cose che non vanno. Tornando all’esempio della mia attività online, all’inizio della collaborazione con Guido, sono dovuto intervenire sugli argomenti di pubblicazione, perché alcuni post richiamavano concetti come sesso, politica, religione, che non volevo venissero trattati;

9.     Complimentati quando fa qualcosa fatta bene. E’ giusto correggere quello che viene fatto male, ma è altrettanto giusto “rinforzare” quello che viene fatto in maniera corretta o meglio di come te lo aspettassi;

10.    Fai dei controlli a campione. All’inizio fallo più volte a settimana, successivamente riduci i controlli nel tempo. Nell’azienda in cui ho lavorato, il mio direttore generale mi convocava complessivamente due volte l’anno per la gestione delle attività formative ordinarie (la prima per esporre il programma della formazione. La seconda a Luglio, per verificare l’attività fatta). Capite bene che dedicare poche ore alla formazione e delegare tutto l’ordinario era per lui una cosa fantastica;

Se vuoi essere un grande Leader, devi delegare, devi fare lavorare gli altri.

In questo modo tu avrai il tempo per dedicarti alle cose realmente importanti ed i tuoi collaboratori si sentiranno felici di farlo perché alle persone piace sentirsi produttive ed autonome.

Il tutto avvantaggia il tuo Business. Ad esempio con questo sistema ho gestito la formazione di 1200 persone.

Con questo sistema, puoi davvero creare un’azienda grande, perché avrai creato le Key Person che lavorano in autonomia produttiva per te.

Successivamente, potrai delegare ai tuoi Manager le attività più importanti ed a quel punto diventare realmente libero dalla tua azienda (creare un sistema nel quale la tua azienda non ha più bisogno del tuo costante intervento).

In un anno, con il processo che applico come Business Coach, si riesce spesso a raggiungere questi obbiettivi.

Ad esempio, un mio cliente ha automatizzato la parte di vendita, che ha delegato ad un Direttore Generale con il quale si riunisce ogni due settimane. Ha delegato tutto lo sviluppo del franchising ad un Manager, che sviluppa in autonomia tutta la parte di apertura negozi e gli aspetti correlati.

Questa attività di delega ti consente non solo di avere più tempo libero da dedicare alla vita privata, ma ti permette di curare l’accounting dei clienti più importanti, oppure ti permette di lavorare e creare altri Business.

So che all’inizio è difficile delegare, ma pian piano la paura di delegare svanisce convincendosi del fatto che non delegherai attività importanti (almeno all’inizio).

A questo punto l’azienda sarà libera da te, e potrai vivere la tua vita nono stante i pressanti impegni lavorativi.

Nel prossimo appuntamento parleremo della crescita personale. Uno dei limiti alla crescita dell’imprenditore.

Ciao a tutti,

Antonio