L’IMPORTANZA DI AVERE UN ORGANIGRAMMA

Sempre più spesso riceviamo richieste di imprenditori che vogliono essere aiutati a “rendere l’azienda indipendente” dalla loro presenza. Credo che questa esigenza sia dovuta al fatto che per competere e vincere in questo mercato non si possa più essere il “factotum” della propria attività, e la cosa diventa sempre più ovvia ai più.

Ci sono tanti corsi dal vivo ed online, ma anche tanti libri, che spiegano con dovizia di particolari come organizzare l’azienda. Il limite più grosso è quello della teoria, che non è mai calata nella tua realtà incasinata e con quei dipendenti fermi nel loro status quo.

Ma perché è così importante organizzare bene la propria azienda? Perché nel mondo del Business avere una organizzazione completa, ti aiuta ad adempiere a tutti i tuoi doveri e non tralasciare gli aspetti che ami di meno.

Perché il tuo Business possa prosperare, hai bisogno un organigramma che rispetti le stesse regole di una grande realtà. Non importa che tu sia un libero professionista, una piccola azienda, o un’azienda di grandi dimensioni. 

Che tu abbia una grande attività o una piccola start-up, avere ben chiaro in mente come debba essere organizzata, ed organizzarla correttamente, può fare la differenza tra il vivere e morire, e può aiutarti moltissimo a far diventare ancora più grande il tuo business.

 Quindi vediamo com’è strutturata una grande azienda.

Una grande azienda è organizzata in Reparti o Direzioni, ognuno con un obbiettivo ben specifico:

1. Direzione Generale

   E’ il cuore strategico, è la mente dell’azienda stessa. Il Direttore Generale è quel leader che definisce l’obbiettivo e le strategie che si utilizzeranno raggiungerlo. Si occupa del conto economico, controlla il bilancio.
    

2. Direzione Finanziaria (Chief Financial Officer)
   Il Direttore Finanziario è colui che si occupa di assicurare che i flussi di cassa siano costanti e positivi, consentendo una buona liquidità. Insomma che l’azienda sia in salute dal punto di vista economico.
    
3. Gestione Risorse Umane
   Si occupa non semplicemente della paga e dei contributi del personale, ma anche di garantire che la formazione del personale sia sempre adeguata, in modo da rispettare gli standard richiesti dal proprio ruolo. Inoltre si occupa anche di verificare che ognuno sia preparato operativamente rispetto al proprio incarico.
    
4. Direzione Marketing
   Si occupa di fare promozione, intesa come l’attività che serve a far conoscere il proprio prodotto al giusto target. Il Marketing si occupa di produrre Prospect “caldi”, ossia potenziali clienti già interessati al prodotto. Il secondo obiettivo del marketing è strutturare un insieme di offerte congruenti con le strategie aziendali per aumentare la conversione dei prospetti in clienti paganti, e aumentare la conversione di clienti paganti in clienti ricorrenti.                                                                 
5. Direzione Vendita
   Se il Marketing produce prospect “caldi”, l’attività delle vendite consiste nel contattare queste persone che hanno richiesto un preventivo, verificare qualora ci fossere dubbi sull’utilizzo del prodotto e chiudere il contratto incassando i soldi.
    
6. Produzione
   E’ il reparto che produce, e pianifica l’uscita dei prodotti all’interno del tuo sistema di vendita.

 Esistono ancora molti altri reparti in funzione della tipologia del Business, come il reparto customer care, il controllo qualità, il reparto ricerca e sviluppo ecc.

 Se ancora dubiti del fatto che questi concetti non siano applicabili alla tua piccola realtà, voglio rafforzare il concetto.

Anche se sei un libero professionista e magari lavori con una segretaria e un addetto, dovresti organizzare la tua attività come una multinazionale.

Ovviamente tutte le funzioni che ho descritto, saranno ricoperte da te o dai pochi tuoi collaboratori. L’importante è che ti occupi seriamente e con la giusta attenzione di ogni cosa.

Voglio farti un esempio.

Spesso piccoli imprenditori o liberi professionisti mi chiedono come possano fare ad ottenere più clienti.

Ebbene la risposta la troviamo nell’attività che espleta la Direzione Marketing.

Intendo che se queste funzioni sono in capo a te e non te ne sei mai curato, mi sembra evidente che ci siano dei problemi nella ricerca dei clienti.

La domanda è: quanto tempo dedichi alla promozione della tua attività? Cosa fai per promuoverti? Quanto controlli i flussi finanziari ed il conto economico? Quanto tempo dedichi al Customer Care?

 Inoltre, se non dedichi del tempo ai diversi aspetti del tuo Business non riuscirai a controllarne ogni aspetto.

Perciò identifica i ruoli, le funzioni necessarie nel tuo Business e programma il tempo necessario ad ognuno di questi.

 Quello che faccio io è delegare alcune funzioni che non riesco a gestire, anche se continuo a tirarne le fila.

Tutta la parte restante invece, la suddivido nell’arco del mese in diversi momenti.

Ci sono momenti in cui mi occupo di produzione, momenti in cui mi occupo di Marketing, momenti che dedico al controllo di gestione, alla vendita ecc.

 Equivale a dire che mi vesto del “cappello” adatto al momento che ho programmato e mi occupo solamente di quello, senza farmi distrarre da altro.

Ricapitolando, se continui a dedicarti unicamente alle vendite, stai pur certo che arriverà il momento in cui resterai senza clienti, perché non hai dedicato tempo al Marketing.

Se non dedichi del tempo agli aspetti finanziari, prima o poi resterai senza liquidità.

Quindi è importante che impari a dedicare il giusto tempo alle giuste funzioni. Puoi gestirle tutte da solo, oppure delegarle a qualcun altro.

 Ragiona come una grande multinazionale.

 Se hai bisogno di un aiuto a gestire questo cambiamento così delicato potrai fare 3 cose diverse:

• Comprare un corso e studiare: ci sono molti corsi online o offline, tenuti da ottimi professionisti, che però hanno il limite di essere teoria e non tener conto delle tue particolarità, né ti sostengono nella parte pratica. Però se sei abbastanza sicuro di riuscire ad applicare le cose che impari nel corso, questo è uno dei metodi più economici.
• Puoi assumere un business coach: in questo caso non studierai molto, ma dopo una fase di analisi verrai accompagnato a disegnare la tua organizzazione step-by-step tenendo conto dell’unicità della tua organizzazione e delle persone che la compongono. E’ un’attività passo passo, graduale, che non crea traumi in azienda, ma necessita di un po’ di tempo.
• Puoi assumere un’azienda di consulenza: questa è in assoluto la migliore soluzione, avrai un team di consulenti che vengono da te, analizzano tutto, intervistano i tuoi dipendenti, non richiedono la tua attenzione e disegnano l’organigramma migliore per la tua azienda. Dopo questa fase puoi anche acquistare un programma di affiancamento che ti accompagni a realizzare l’organizzazione. Un po’ cara come spesa, ma certamente la più efficace.

 Ovviamente la soluzione ideale non esiste, ma esiste la miglior scelta per te.

Se vuoi essere aiutato a strutturarti in modo profittevole e senza traumi per a tua organizzazione, scrivimi a panicoantoniot@gmail.com e raccontami brevemente il tuo caso. Sarai contattato entro 48 ore da uno dei miei business coach o anche da me in persona.

Antonio